Tietotekniikan suurista parannuksista huolimatta tietokoneet (joihin moderni IT perustuu) eivät vielä voi ottaa haltuunsa liiketoiminnan johtamista. Liiketoiminnan tietojärjestelmät ovat kuitenkin muuttaneet johtamisen tehokkuutta, tehoa ja tehokkuutta.
Aiemmassa liikkeenjohdon ohjelmistoja käsittelevässä artikkelissa tarkastelimme pintanäkökohtia siitä, kuinka nykyaikaiset johtamistietojärjestelmät auttavat yrityksiä. Näimme kuinka tietokoneet vauhdittivat ja paransivat toiminnan laatua. Mainitsimme myös laajojen yritysohjelmistojen luokkien olemassaolon – toimistoohjelmistot, toiminnalliset ohjelmistot, kuten kirjanpito ja inventaario, sekä alan ohjelmistot, kuten vähittäiskaupan hallintaohjelmistot. Tässä artikkelissa pyrimme tarkastelemaan analyyttisemmin tiedonhallintajärjestelmien roolia.
Päätöksen tuki, ongelma-analyysi ja yleinen valvonta
Yritysjohtajien on usein tehtävä päätöksiä, jotka voivat vaikuttaa yrityksen omaisuuteen tavalla tai toisella. Esimerkiksi yritys, jolla on myyntipisteitä tai jakelijoita laajalle maantieteelliselle alueelle, saattaa haluta optimoida logistiset toiminnot tavaran toimittamiseksi toimipisteisiin. Parhaaseen ratkaisuun voivat vaikuttaa monet tekijät, kuten kysyntämallit, tavaroiden saatavuus, etäisyydet ja mahdollisuus käyttää ulkopuolisia kuljettajia (jotka löytävät kaksisuuntaiset kuormat ja saattavat osoittautua edullisemmaksi vaihtoehdoksi pitkillä matkoilla) omien ajoneuvojen sijaan.
Vaikka voi olla mahdollista käyttää monimutkaisia matemaattisia kaavoja käsin parhaan ratkaisun laskemiseen, tietokoneet muuttavat koko prosessin rutiinitehtäväksi syöttää tiettyjä tietoja syötteenä ja saada ehdotuksia parhaiksi ratkaisuiksi tulosteena. Tehtävä voidaan tehdä tyypillisesti muutamassa minuutissa (tuntien tai jopa päivien sijaan) ja on mahdollista tarkastella useita vaihtoehtoja ennen kuin valitaan realistisin vaihtoehto.
Myös ongelmien tunnistaminen ja niitä aiheuttavien tekijöiden analysointi on muuttanut nykyaikaiset tietokonetietojärjestelmät. Tyypillisessä MIS-ympäristössä standardiraportit luodaan rutiininomaisesti vertaamalla todellista suorituskykyä alkuperäisiin arvioihin. Raportin luovaa ohjelmistoa voidaan ohjeistaa korostamaan poikkeuksia eli merkittäviä eroja alkuperäisten arvioiden ja todellisen suorituskyvyn välillä. Esimiehet tulevat siten tietoisiksi ongelma-alueista päivittäisessä työssään yksinkertaisesti katsomalla saamiaan raportteja ilman, että heidän tarvitsee tehdä yksityiskohtaista tiedonkeruuta ja laskelmia.
Ongelman aiheuttajien tunnistamista voidaan jossain määrin rutiinoida myös käyttämällä muun muassa varianssianalyysiä. Varianssianalyysi on vakiokustannusjärjestelmän elementti, joka jakaa poikkeamat arvioista (tai standardeista) syytekijöihin, kuten käytettyjen materiaalien hinnannousu, materiaalien liiallinen käyttö, odottamattomat koneen seisokit jne. Näin yksityiskohtaisen raportin avulla johtajat voivat kaivaa syvemmälle ongelmatekijään, kuten siihen, miksi materiaalia käytettiin liikaa.
Valvontaa harjoitetaan myös varianssianalyysin avulla. Kaikille liiketoiminnoille budjetit laativat asianomaiset johtajat, jotka toimivat koordinoidusti. Esimerkiksi arvioidut myyntimäärät määräävät tuotannon tasot; tuotantotasot määräävät raaka-aineostot; ja niin edelleen. Hyvällä tietojärjestelmän hallinnalla on mahdollista tuottaa oikea-aikaisia raportteja, joissa verrataan toteutunutta myyntiä, tuotantoa, raaka-ainetoimituksia jne. arvioituihin tasoihin.
Raportit auttavat johtajia seuraamaan asioita ja ryhtymään korjaaviin toimiin nopeasti. Esimerkiksi tuotantopäällikkö tulee tietoiseksi tiettyjen tuotteiden myynnin (tai nousevan myynnin) laskusta ja voi valmistautua tekemään muutoksia tuotantoaikatauluihin, ja osto- ja varastopäälliköt huomaavat nopeasti kasvavat käyttämättömien materiaalien varastot. MIS parantaa siten viestinnän laatua kaikkialla ja voi merkittävästi parantaa toiminnanohjauksen tehokkuutta.
Tehokas MIS edellyttää ihmisten ja tietokoneiden yhteistyötä
Tärkein huomioitava näkökohta on, että MIS tarjoaa vain tiedot; Asianomaisten johtajien vastuulla on toimia tietojen perusteella. Se on synergia tehokkaiden, tarkkojen ja nopeiden laitteiden ja ihmisten välillä terveen järjen, älyn ja harkintakyvyn kanssa, mikä todella antaa voimaa MIS:lle.
Laillistettuna kirjanpitäjänä, jolla on liikkeenjohdon pätevyys ja vuosikymmeniä altistuminen liiketoiminnalle ylemmissä ja huipputason tehtävissä, Gopinathan auttaa pieniä ja keskisuuria yrityksiä uuden yrityksen perustamisessa, liiketoiminnan suorituskyvyn parantamisessa ja markkinoinnissa. Hän käyttää strukturoituja liiketoimintamallinnustekniikoita auttaakseen kaikissa näissä ja on avannut yritystukisivuston, joka tarjoaa apua kätevästi maantieteellisistä etäisyyksistä ja rajoista riippumatta.
Comments are closed.